На один вопрос уходило до 40 минут поиска
Документы существовали, но были разложены по пяти системам. Сотрудник не знал, где лежит актуальная версия.
В компании накопилось 200+ регламентов, положений и инструкций. Они хранились в Google Docs, таблицах, сетевых папках и чатах. Общего поиска по содержанию не было.
HR, юристы и бухгалтерия повторяли одинаковые ответы, а новичок в первый месяц задавал десятки вопросов о том, где найти нужный порядок действий.
Сделать 200+ регламентов доступными через один чат
Сотрудник должен задавать вопрос в привычном Битрикс24 и получать ответ со ссылкой на нужный раздел или пункт документа.
Ответственные за регламенты должны обновлять базу без разработчика. Если подходящего источника нет, агент должен сообщить об этом сотруднику.
Как система находит ответ по документам
n8n связывает реестр документов, поисковую базу Qdrant и Битрикс24. База обновляется отдельно от обработки вопросов сотрудников.
- 1
Проиндексировали документы
Настроили разбор Google Docs по заголовкам. У каждого фрагмента сохраняются название документа, номер раздела, дата обновления и ссылка на источник.
- 2
Передали обновление базы сотрудникам HR
Настроили обновление через привычный реестр HR. Сотрудник отмечает новую версию, а система заменяет старые фрагменты в Qdrant автоматически.
- 3
Добавили второй этап проверки
Сначала поиск отбирает близкие по смыслу фрагменты. Затем языковая модель повторно проверяет их и исключает пункты, которые не отвечают на вопрос.
- 4
Вернули ответ в Битрикс24
Сотрудник получает краткий ответ со ссылкой на раздел документа. Если подтверждения нет, агент сообщает об этом и фиксирует пробел в базе.
Как документ превращается в проверяемый ответ
Система отдельно обновляет документы в базе и обрабатывает вопросы. Поиск использует актуальные версии регламентов.
-
1 · Вход
Реестр документов
Google Docs, Sheets и владельцы регламентов
-
2 · Знания
Индексация в Qdrant
Фрагменты, разделы, версии и ссылки
-
3 · Решение
Поиск и проверка
Отбор фрагментов и проверка смысла
-
4 · Выход
Ответ в Битрикс24
Формулировка, источник и номер раздела
Агент не дополняет ответ догадкой. Вопрос фиксируется как пробел в знаниях и уходит ответственному.
Поиск стал частью рабочего чата
Запустили систему в марте 2026 года. Сотрудники находят ответ со ссылкой на регламент меньше чем за 30 секунд.
Ответ со ссылкой
До запуска цепочка поиска через коллег и экспертов занимала 15–40 минут.
Регламентов
Актуальные документы собраны в одной коллекции Qdrant.
Ссылок на источник
Каждый подтверждённый ответ указывает документ и нужный раздел.
Системы → чат
Сотрудник находит ответы в одном чате Битрикс24.
Что получил клиент после запуска
- 1
Сотрудники получают ответ в уже открытом Битрикс24 и тратят меньше времени на поиск по папкам, таблицам и чатам.
- 2
HR, юристы и бухгалтерия реже отвечают на повторяющиеся вопросы. Ответственные за документы обновляют их через привычный реестр.
- 3
По ссылке сотрудник может проверить формулировку и убедиться, что использует действующее правило.