Расчёт в Excel, предложение в PowerPoint, клиент ждёт
Подготовка коммерческого предложения зависела от данных, разбросанных по системе учёта, файлам и пояснениям сотрудников. Даже после расчёта трудозатрат до отправки КП могли пройти несколько дней.
Сначала производство получало задачу на оценку услуг и заполняло калькулятор в Excel. Файлы терялись и дублировались, возникали разные версии одного расчёта. Несколько сотрудников не могли одновременно работать в одном калькуляторе.
Затем результаты передавали менеджеру. Он вручную собирал КП в PowerPoint: переносил оценки, верстал таблицы, добавлял описания услуг, пояснения производства и другие материалы. Каждое дополнение усложняло вёрстку. Клиент ждал предложение, пока команда занималась его оформлением.
Объединить расчёт услуг и подготовку предложения
Нужно было перенести процесс в единую онлайн-платформу: получать данные сделки из Bitrix24, рассчитывать трудозатраты по правилам компании и на их основе собирать готовое КП. Менеджеру требовался конструктор, в котором можно работать с содержанием предложения и быстро получать оформленный результат.
Важно было сохранить всю логику производственного калькулятора и дополнительные материалы к расчёту. Производство отвечает за оценку трудозатрат, менеджер — за содержание предложения клиенту. AI помогает упорядочить неструктурированную информацию и представить её на слайдах.
Одна платформа — от данных сделки до готового КП
Разработали отдельный SaaS-продукт как надстройку к Bitrix24. В нём связали производственный расчёт, конструктор коммерческих предложений и аналитику взаимодействия клиента с веб-КП.
- 1
Подключили данные сделки
Платформа получает актуальную информацию из карточек сделок Bitrix24. Эти данные становятся основой для работы производства и менеджера над конкретным предложением.
- 2
Перенесли калькулятор в онлайн
Логику Excel-калькулятора полностью воспроизвели в веб-форме. Производство заполняет расчёт по принятым в компании правилам, а результат доступен менеджеру в той же платформе.
- 3
Собрали конструктор с AI
Менеджер собирает предложение из расчёта, описаний услуг, таблиц и дополнительных пояснений. AI-модуль помогает преобразовать разрозненные материалы в структурированные слайды. Менеджер проверяет и дорабатывает содержание перед отправкой.
- 4
Добавили два варианта выдачи
Готовое предложение доступно в PPTX и в виде веб-страницы. Веб-версия показывает взаимодействие клиента с элементами КП и содержит кнопки для реакции на предложение и его согласования.
Как закрепили правила подготовки КП
Повторяющиеся этапы подготовки закреплены в процедурах и шаблонах компании. Процедура связывает получение данных сделки, расчёт, подготовку содержания и проверку менеджером. Шаблоны задают структуру предложения и оформление результата.
За оценку трудозатрат отвечает производство, за содержание предложения перед отправкой клиенту отвечает менеджер. AI помогает структурировать материалы. Такое разделение сохраняет правила расчёта и проверку коммерческих условий при автоматической подготовке документа.
Несколько минут на КП вместо нескольких дней
По данным компании после запуска платформы. Время подготовки КП включает работу менеджера с готовым расчётом; оценка трудозатрат производством занимает ещё несколько минут. Конверсия из выставленного КП в согласованное выросла на 30%.
Подготовка предложения
Менеджер получает готовое КП за несколько минут. Раньше сборка и вёрстка в PowerPoint могли занимать несколько дней.
Выбор способа отправки
PPTX и веб-версия из одного конструктора. Веб-КП стало более популярным вариантом у команды.
Видна вовлечённость клиента
Менеджер видит, какие элементы веб-КП изучал клиент, и получает первичные данные о его интересе к предложению.
Конверсия в согласование
Относительный рост конверсии из выставленного КП в согласованное. Компания связывает результат с более быстрой отправкой предложений и качеством их содержания и оформления.
Что получил клиент после запуска
- 1
Производство работает в онлайн-калькуляторе по единым правилам. Расчёт больше не нужно передавать менеджеру отдельным Excel-файлом и сверять его копии.
- 2
Менеджер сосредоточен на содержании и условиях предложения. Расчёт и пояснения становятся основой КП без многочасовой ручной вёрстки.
- 3
Клиент получает современное, понятное предложение: оценки, состав и описание услуг собраны в последовательные слайды. Реакцию на согласование можно оставить прямо в веб-КП.